TDR_Assistant_Administratif_Projet

TERMES DE RÉFÉRENCE

RECRUTEMENT D’UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DE PROJET

1. CONTEXTE

Le Gouvernement de Madagascar, avec l’appui de partenaires techniques et financiers, a confié au Fonds Malgache de Formation Professionnelle (FMFP) la mise en place et le déploiement d’un dispositif destiné à renforcer et élargir les possibilités d’accès des jeunes et des actifs aux compétences nécessaires à leur insertion professionnelle et à leur participation au développement des secteurs économiques prioritaires.

Ce dispositif vise à certifier sur tout le territoire de Madagascar 120 000 jeunes par le biais de formations courtes et modulaires (FPQ/CFF), de programmes de formation en alternance avec les entreprises, de la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), ainsi que d’actions d’accompagnement à l’entrepreneuriat.

La conduite d’un dispositif de cette ampleur suppose une organisation administrative solide : circulation fiable de l’information, suivi rigoureux des dossiers et des échéances, préparation des réunions et des missions, conservation et traçabilité des documents du projet. Ces fonctions conditionnent la qualité du pilotage assuré par l’unité de coordination, la fluidité de la collaboration avec les équipes techniques, fiduciaires et les partenaires d’exécution, ainsi que la capacité du FMFP à répondre aux exigences de redevabilité vis-à-vis des instances de gouvernance et des partenaires techniques et financiers.

Dans ce cadre, le FMFP recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) de Projet qui exercera sous la supervision du/de la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission et contribuera au bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’unité de coordination du dispositif.

2. OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE

Sous la supervision directe du/de la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission, l’Assistant(e) Administratif(ve) de Projet assure le support administratif et organisationnel de l’unité de coordination : gestion du courrier et de l’agenda, organisation des réunions et des missions, tenue du système de classement et d’archivage, suivi des dossiers et des échéances, et appui à la préparation des documents de suivi et de reporting.

Il/elle veille notamment à la ponctualité et à la qualité des documents produits, à la traçabilité des pièces et des décisions, au respect des procédures du FMFP et des règles applicables aux partenaires techniques et financiers, à la confidentialité des informations traitées, ainsi qu’à la prise en compte de l’équité et de l’inclusion dans l’exercice de ses fonctions.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
4. Secrétariat, courrier et agenda

• Assurer la réception, l’enregistrement, la ventilation et le suivi du courrier arrivée et départ, sur support papier et électronique ;
• Rédiger, mettre en forme et relire les correspondances, notes, comptes rendus et procès-verbaux à la demande du/de la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission ;
• Gérer l’agenda du/de la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission, planifier les rendez-vous et préparer les dossiers nécessaires à ses réunions ;
• Tenir un tableau de suivi des instructions, des échéances et des dossiers en cours, et relancer les services ou partenaires concernés ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et prestataires.

1. Organisation des réunions, missions et événements

• Organiser les réunions internes, comités, ateliers et revues : convocations, réservation des salles, documents de séance, listes de présence, prise de notes ;
• Rédiger les comptes rendus dans les délais fixés et suivre la mise en œuvre des décisions et des actions convenues ;
• Assurer la logistique des missions (ordres de mission, transport, hébergement, avances et justificatifs) en lien avec les services concernés ;
• Appuyer l’organisation des missions de supervision et de revue des partenaires techniques et financiers ;
• Contribuer à la préparation logistique des ateliers, sessions de formation et cérémonies de remise de certificats.

1. Gestion documentaire, archivage et traçabilité

• Constituer, tenir à jour et classer les dossiers physiques et électroniques du projet (conventions, contrats, avenants, rapports, correspondances, procès-verbaux) selon le plan de classement en vigueur ;
• Assurer l’archivage et la traçabilité des pièces justificatives, de manière à les rendre disponibles lors des audits, contrôles et missions de supervision ;
• Tenir à jour les répertoires de contacts et les tableaux de suivi des contrats, conventions et échéances contractuelles ;
• Respecter la confidentialité des informations et appliquer les règles d’accès aux documents sensibles.

1. Appui à la gestion administrative et logistique

• Appuyer les services de passation des marchés et de gestion financière dans la constitution et le suivi des dossiers administratifs (demandes de cotation, bons de commande, procès-verbaux de réception, dossiers de paiement), sans se substituer à leurs fonctions ;
• Suivre les contrats des consultants et prestataires ainsi que les conventions avec les partenaires d’exécution : pièces à fournir, échéances, renouvellements, et alerter le/la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission en cas de risque de retard ;
• Appuyer la gestion administrative du personnel de l’unité de coordination (dossiers individuels, présences, congés, ordres de mission), en lien avec les services compétents du FMFP ;
• Suivre les demandes de fournitures, la tenue de l’inventaire du matériel et des équipements, et l’entretien des locaux en lien avec les services généraux.

1. Appui au suivi, au reporting et à la circulation de l’information

• Collecter et consolider les données administratives nécessaires au suivi de l’exécution du plan de travail et budget annuel (PTBA) ;
• Fournir au/à la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission les éléments nécessaires à la rédaction des rapports périodiques (mensuels, trimestriels, semestriels et annuels), dans les délais fixés ;
• Appuyer la mise en forme des rapports, présentations et tableaux destinés aux missions de supervision, aux revues et aux instances de gouvernance, dans le respect de la charte graphique et des règles de visibilité applicables aux partenaires techniques et financiers ;
• Tenir à jour le tableau de suivi des recommandations issues des missions de supervision, des audits et des réunions de coordination ;
• Assurer la circulation interne de l’information sur le mécanisme de gestion des plaintes et transmettre sans délai, dans le respect de la confidentialité, toute plainte ou tout signalement reçu aux personnes désignées ;
• Exécuter toute autre tâche confiée par le/la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission dans le cadre de sa mission.

4. PROFIL RECHERCHÉ

Formation

• Diplôme de niveau Bac+2 au minimum, Licence (Bac+3) souhaitée, en assistanat de direction, secrétariat de direction, gestion administrative, gestion, droit ou domaine équivalent.

Expérience professionnelle

• Minimum 3 années d’expérience professionnelle en assistanat administratif, en secrétariat de direction ou en appui administratif à une unité de coordination ;
• Expérience de la gestion du courrier, de l’archivage, de l’organisation de réunions et de la logistique de missions ;
• Une expérience au sein de projets financés par des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) constitue un atout important ;
• Bonne connaissance de l’administration malgache et du secteur de la formation professionnelle et technique à Madagascar souhaitée.

5. COMPÉTENCES ET QUALITÉS

Le/la candidat(e) devra démontrer :

• une bonne maîtrise des techniques de secrétariat, de classement et d’archivage ;
• la maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation), de la messagerie électronique et des outils de visioconférence ;
• de très bonnes capacités rédactionnelles en français ;
• la connaissance des procédures administratives et des principes de base de la passation des marchés et de la gestion financière des projets financés par des PTF constitue un atout ;
• le sens de l’organisation, la capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais ;
• de la rigueur, de l’intégrité, de la discrétion et le respect de la confidentialité ;
• le sens du service et de bonnes qualités relationnelles avec les équipes, les partenaires et les visiteurs ;
• la capacité à travailler en équipe, sous supervision, et avec un degré d’autonomie adapté ;
• la sensibilité aux questions d’équité, de genre et d’inclusion ;
• la maîtrise du français et du malagasy ;
• la connaissance de l’anglais constitue un atout ;
• la disponibilité pour des déplacements occasionnels dans les régions et, ponctuellement, pour des horaires adaptés aux échéances du projet.

6. CONDITIONS DE LA MISSION

7. CRITÈRES D’ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE

La performance sera notamment appréciée sur :

• la qualité, l’exactitude et la clarté des documents produits ;
• la ponctualité dans la livraison des documents, des comptes rendus et des éléments de reporting, conformément aux délais fixés par le/la Coordonnateur(trice) / Chef de Mission ;
• la tenue à jour du système de classement, de l’archivage et des tableaux de suivi ;
• la qualité de l’organisation des réunions, des missions et des événements ;
• le respect des procédures, de la confidentialité et des règles de protection des personnes ;
• la qualité de la collaboration avec les équipes du FMFP et les partenaires d’exécution.

8. DOSSIER DE CANDIDATURE

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invités à soumettre leur dossier conformément aux indications qui seront précisées dans l’avis d’appel à candidature du FMFP.

Le dossier comprendra notamment un CV suivant canevas FMFP (obligatoire), une lettre de motivation et les pièces justificatives demandées.

Le FMFP se réserve le droit de ne donner suite à la présente procédure que si les conditions requises pour la mise en œuvre du dispositif sont réunies.